Qué tiques y facturas debes guardar, durante cuánto tiempo y en qué formato

La ley española fija dos plazos de conservación distintos, y debes respetar el más largo.

A efectos fiscales, la Agencia Tributaria puede revisar tus declaraciones durante cuatro años desde el final del plazo de presentación. Todo documento que respalde una cifra de tus declaraciones de IVA o de renta (tiques de venta, facturas de compra, extractos bancarios, nóminas) debe guardarse al menos ese tiempo. Si una declaración se corrige o se inspecciona, el plazo vuelve a empezar para ese año.

A efectos mercantiles, el Código de Comercio exige a las sociedades conservar sus libros contables y los justificantes durante seis años desde el último asiento. Esto se aplica a las SL; los autónomos en el régimen normal del IRPF se rigen en general por la regla fiscal de cuatro años, pero si tienes dudas, guarda seis.

Qué cuenta como justificante válido de una compra es donde los pequeños negocios pierden dinero. Un simple tique de caja de un supermercado o de un proveedor basta para registrar el gasto, pero para deducir el IVA necesitas una factura con el nombre y el NIF de tu negocio, o al menos una factura simplificada que te identifique. Con los proveedores habituales, pide una vez que las facturas se emitan a nombre del negocio; la mayoría lo configurará y la diferencia en un año es dinero de verdad.

Sobre el formato: puedes guardar los documentos en papel o en digital. La Agencia Tributaria acepta copias digitalizadas de documentos en papel cuando la digitalización cumple sus requisitos (software homologado, o un sistema que garantice que la imagen es completa y no se ha alterado). Hacer una foto de un tique y guardarla en una carpeta está bien como copia de trabajo; si después puedes tirar el papel depende de cómo se almacena la imagen, así que pregunta a tu gestor antes de hacerlo. Ten en cuenta también que los tiques térmicos se borran en uno o dos años; un escaneo o una foto hecha el mismo día es la única forma de poder leerlos en el cuarto año.