Registrar la jornada es obligatorio, y la Inspección lo comprueba: cómo hacerlo sin conflictos

El Real Decreto-ley 8/2019 hizo obligatorio el registro diario de jornada para todo empleador en España, sea cual sea su tamaño, desde el 12 de mayo de 2019. La norma es sencilla de enunciar: para cada trabajador, cada día, debes registrar la hora real de inicio y de fin, conservar los registros cuatro años y ponerlos a disposición del trabajador, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo cuando lo pidan.

Lo que la ley no dice es cómo. Una hoja en papel firmada a diario, una hoja de cálculo, una aplicación de fichaje en el móvil o en una tableta, o un lector de huella son válidos, siempre que el registro sea fiable, no pueda alterarse después sin dejar rastro y refleje horas reales y no el horario del contrato copiado cada día. Ese último punto es de donde salen la mayoría de las multas: un inspector que encuentra cada día registrado exactamente de 09:00 a 17:00 en un bar que abre hasta medianoche no necesita mirar más.

Las pausas requieren cuidado. El tiempo para comer o un descanso a mitad del turno no es tiempo de trabajo si el trabajador está realmente libre; el registro debe reflejarlo, o el sistema debe descontarlo de forma coherente, y el criterio debe ser el mismo para todos.

Las horas extra se vuelven visibles, que es precisamente el objetivo de la ley. Las horas por encima del contrato deben pagarse o compensarse con descanso según el convenio colectivo de hostelería o de comercio de la provincia de Málaga, y existe un tope legal anual. Un negocio que registra con honestidad y paga lo que muestra el registro tiene poco que temer; uno que registra con honestidad y no paga ha creado su propia prueba.

Las sanciones por no llevar el registro, o por llevar uno falso, se califican como graves en la ley de infracciones laborales y van de varios cientos a varios miles de euros por infracción, más las horas y cotizaciones impagadas que reconstruya el inspector.

Para un pequeño negocio, la respuesta práctica es una aplicación de fichaje gratuita o de bajo coste en una tableta junto a la puerta trasera, con cada trabajador marcando entrada y salida, una copia impresa mensual firmada por el trabajador y los archivos guardados junto a las nóminas. Veinte minutos de configuración, ninguna discusión después.